Privacy Verklaring

KONINKLIJKE MUZIEKVERENIGING ST. CAECILIA - TE HERWEN.

In het kader van de inwerkingtreding van de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming( hierna AVG) op 25 mei 2018

Aldus vastgesteld op: 20 Mei 2018.
Laatst gewijzigd: 20-05-2018.

Handleiding privacybeleid van Koninklijke Muziekvereniging Sint Caecilia te Herwen.

Inleiding
Verwerking van persoonsgegevens van leden en leerlingen
Verwerking van persoonsgegevens van bestuursleden en vrijwilligers
Verwerking van persoonsgegevens van donateurs /sponsors
Verwerking van persoonsgegevens van Medewerkers
Verstrekking persoonsinformatie aan derden
Bewaartermijn
Beveiliging
Portretrecht en geluidsmateriaal
Rechten over uw gegevens
Klachten
Vragen

1 Inleiding

Koninklijke Muziekvereniging St. Caecilia (hierna te noemen: St. Caecilia) hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van onze leden, vrijwilligers, donateurs en andere relaties.

Wat zijn persoonsgegevens

Alle gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is.

In deze Privacy handleiding willen wij u heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. St. Caecilia houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Vereisten verwerking persoonsgegevens

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Uw persoonsgegevens registreren, verwerken en bewaren in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy handleiding;
Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze te respecteren.

Als St. Caecilia zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en het waarborgen van de privacy van deze gegevens voor nu maar ook voor in de toekomst.

Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

2. Verwerking van persoonsgegevens van leden en leerlingen

Persoonsgegevens van leden en leerlingen worden door St. Caecilia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Administratieve doeleinden;
– Communicatie over de vereniging.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is het overeengekomen lidmaatschap;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan St. Caecilia de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– Voornaam;
– Tussenvoegsel;
– Achternaam;
– Adres;
– Postcode;
– Woonplaats;
– Geboortedatum;
– Telefoonnummer;
– E-mailadres;
– Bankrekeningnummer.

Uw persoonsgegevens worden door St. Caecilia registreert, verwerkt en opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

3. Verwerking van persoonsgegevens van bestuursleden en vrijwilligers

Persoonsgegevens van bestuursleden en vrijwilligers worden door St. Caecilia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling
– Communicatie over de vereniging

Grondslag voor deze persoonsgegevens is het overeengekomen bestuurslidmaatschap en/of vrijwilligers overeenkomst;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan St. Caecilia de volgende persoonsgegevens van u vragen:

– Voornaam;
– Tussenvoegsel;
– Achternaam;
– Adres;
– Postcode;
– Woonplaats;
– Telefoonnummer;
– E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door St. Caecilia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

4. Verwerking van persoonsgegevens van donateurs /sponsors

Persoonsgegevens van donateurs/sponsors worden door St. Caecilia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Administratieve doeleinden
– Communicatie over de vereniging

Grondslag voor deze persoonsgegevens is het overeengekomen donateurschap/sponsor overeenkomst;

Door de bovenstaande doelstelling(en) kan St. Caecilia de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– Voornaam;
– Tussenvoegsel;
– Achternaam;
– Bedrijfsnaam;
– Adres;
– Postcode;
– Woonplaats;
– E-mailadres;
– Bankrekeningnummer.

Uw persoonsgegevens worden door St. Caecilia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode;

Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

5. Verwerking van persoonsgegevens van Medewerkers

Persoonsgegevens van Medewerkers worden door St. Caecilia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en);

Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de arbeidsovereenkomst;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan St. Caecilia de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– Voornaam;
– Tussenvoegsel;
– Achternaam;
– Adres
– Postcode
– Woonplaats
– Telefoonnummer;
– E-mailadres;
– Geboortedatum;
– Salarisgegevens;
– Bankgegevens.
Uw persoonsgegevens worden door St. Caecilia , geregistreerd, verwerkt en opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode;

Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

6. Verstrekking persoonsinformatie aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

– Contributie bepaling van de bond;
– Belader van oud-papier/persauto voor het ophalen van oud-papier.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft binnen de EU.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

7. Bewaartermijn

St. Caecilia bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

8. Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

– Alle personen die namens St. Caecilia van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden in geheimhouding daarvan.
– We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
– We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
– Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
– We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
– Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

9. Portretrecht en geluidsmateriaal

Door aanvaarding van deze privacy policy stemt het lid, of de ouders van leden die de leeftijd van 16 jaar nog niet hebben bereikt, in met het gebruik door St. Caecilia van beeld- en geluidsmateriaal waarop hij of zij is afgebeeld of waaraan hij of zij heeft meegewerkt. Het beeld en geluidsmateriaal gemaakt tijdens lessen, optredens, voorstellingen en/of andere activiteiten van St. Caecilia zal uitsluitend worden gebruikt voor PR- en publicatiedoeleinden.

Natuurlijk gaat St. Caecilia zorgvuldig om met de beeld- en geluidsmaterialen. Er wordt niets geplaatst waardoor leden en leerlingen schade kunnen ondervinden

Uw toestemming geldt alleen voor beeld en geluidsmateriaal die door St. Caecilia, of in opdracht van St. Caecilia worden gemaakt. Het kan voorkomen dat anderen beeld of geluidsmateriaal maken tijdens activiteiten. St. Caecilia heeft daar geen invloed op, maar gaat ervan uit dat deze personen ook terughoudend zijn bij het plaatsen van beeld en geluidsmaterialen op internet.

10. Rechten over uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

11. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u er niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend en zullen wij trachten via een bemiddelaar tot een oplossing van uw probleem te komen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

12. Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens:
Muziekvereniging St. Caecilia
Keurbeek 46C
6914 AH HERWEN
Email: st.caecilia@chello.nl